崗位説明書編寫技巧
- 職場規章制度
- 關注:1.44W次
工作分析的直接結果之一是形成崗位説明書,假如我們把企業中的崗位當作一種邏輯上的產品,那麼工作描述就是這個產品的説明書,也就是説,崗位説明書應該首先講清楚這個產品的”標準”,其次應該講清楚它的”功能”。
在工作分析的各階段中,編制崗位説明書的工作最為複雜,崗位説明書不是人事管理員或人力資源經理拍腦袋想出來的,而是在工作調查和分析的基礎上,根據實際狀況科學設計的。在這一階段中,工作分析人員需要投入大量的時間對收集到的各種信息和資料進行研究,必要時還需要藉助電腦、分析軟件等輔助工具進行統計和分析。
崗位説明書的實質是通過工作分析這一工具,對企業各類崗位的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、工作環境和工作條件,以及崗位名稱、編號、層級和該崗位人員資格條件、知識要求、職業道德、能力要求、身體條件、崗位考核項目和標準等做出統一的規定。
崗位説明書基本構成要素
一般來講,一份完整的崗位説明書應該包括:崗位基本信息、崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位KPI、崗位任職資格、崗位發展通路、崗位工作環境、崗位資源配置、崗位權限等要素,如表所示:
一級構成 | 二級構成 |
基本説明 | 崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下級、職族類別、崗位編號、崗位編制 |
職責説明 | 崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位KPI |
附加要素説明 | 崗位任職資格:學歷、專業、性別、年齡、證書、工作經驗、行業經驗、崗位經驗、知識、技能、職業素養 |
崗位權限:人事權、財務權、信息權、資源調配權 | |
崗位工作環境:辦公環境、工作環境、相關資源配置 | |
崗位發展:橫向輪崗説明、縱向發展説明 |
當然,並不是所有的企業在編寫崗位説明書的時候都需要對這些要素進行一一説明。企業也可以根據自己的實際需要,對崗位説明書的構成要素進行刪減。
在文中,將重點介紹基本信息編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責編寫、崗位KPI識別、崗位任職資格確認等因素。
崗位基本信息:主要是通過崗位名稱、編號、崗位等級、所屬部門、職族類別、直接上級、直接下級、崗位編制等,形成崗位的基本信息,以便對崗位在組織中的位置與類別進行標識。
崗位使命:就是崗位在組織中預期的責任和最高追求目標。
崗位職責:主要指該崗位通過一系列什麼樣的活動來實現組織的目標,來完成部門的職能,完成崗位的使命與目標。
崗位任職資格:指為了完成工作,取得好的工作績效,任職者所需具備的知識、技能、經驗以及職業素養等要求。
崗位基本信息編寫
表:崗位基本信息編寫技巧
內容 | 編寫説明 |
崗位名稱 | 指一個具體崗位的名稱,崗位名稱需要標準化和統一化,比如人力資源部長、採購員等。 |
所屬部門 | 本崗位直屬的部門名稱,比如人事主任所屬部門是人力資源部。 |
崗位等級 | 該崗位在公司組織結構中所處的層級,比如A公司部長的崗位等級是B,主管的崗位等級是C。 |
崗位編號 | 該崗位在公司的唯一性編號。 |
直接上級 | 該崗位在組織結構圖中的直接行政領導的崗位名稱,比如人事管理員的直接上級是人力資源部長。 |
直接下級 | 該崗位在組織結構圖中的直接管理下級的崗位名稱,比如人力資源部長的直接下級是培訓管理員、薪酬管理員、保險管理員等。 |
職族類別 | 該崗位的職族類別,比如人力資源部長屬於管理職位族。 |
崗位使命定位與描述
崗位使命是通過高度概括的語言將該崗位的核心職責、存在的根本目的及對公司的貢獻和價值表現出來,這是與企業文化部分的重要接口。崗位使命可以按照“根據……,通過……,達到……”的格式進行描述。
比如:
A公司總經理的崗位使命:根據公司戰略發展規劃和年度經營計劃,通過領導、計劃、控制全面的公司經營活動,不斷提升公司的經濟效益、品牌價值、經營理念,確保公司經營計劃的實現和可持續發展。
A公司管理副總的崗位使命:根據公司發展戰略,通過對公司管理體系、服務體系和企業文化體系的建設,確保員工價值得到充分的體現和公司的效益最大化。
A公司銷售部部長的崗位使命:根據公司總體市場及銷售策略,全面負責銷售部門的隊伍建設、銷售任務、渠道建設、風險控制工作,保證銷售部全年各項銷售指標的順利完成。
A公司人力資源部長的崗位使命:根據公司人力資源規劃,建立和完善人力資源管理體系,為公司提供和培養合格的人才,以確保人力資源戰略目標的實現。
A公司招聘管理員的崗位使命:根據公司人力資源發展規劃和部門年度工作計劃,制訂和完善員工招聘體系,保證人崗的高度匹配。
部門職能分解與崗位職責描述
崗位職責是指本崗位在組織中所涉及的工作領域與具體工作內容及與工作職責對應的各種管理權限和獲得各種信息和資源的權限等。崗位職責的來源有兩個:部門職能、公司相關規章制度要求。
崗位職責的編寫常見的方法有一下幾種:一種是基於PDCA和管理五大職能進行部門職能分解、另外一種是基於責任崗位和輔助崗位進行部門職能分解,第三種方法是基於流程進行職能分解。
表:部門職能分解表1(根據PDCA和管理五大職能分解部門職能)
部門職能 | 計劃 | 組織 | 執行 | 協助 | 審核 |
根據公司整體戰略,提出組織機構設置和優化的建議,合理進行部門的定崗定編 | 人力資源經理 | 人力資源經理 | 人力資源主管 | 總經理 | |
負責制定公司人力資源規劃,各階段工作計劃 | 人力資源經理 | 人力資源主管 | 總經理 | ||
根據公司人力資源規劃,制定公司招聘計劃 | 人力資源主管 | 招聘管理員 | 人事管理員 | 人力資源經理 | |
負責公司招聘渠道的建立與管理 | 人力資源主管 | 招聘管理員 | 人力資源經理 | ||
負責組織公司招聘人才信息的收集與人才信息庫的建立 | 人力資源主管 | 招聘管理員 | 人力資源主管 | ||
負責員工的招聘、選拔、晉升、試用期的評估與管理 | 人力資源主管 | 招聘管理員 | 人力資源經理 | ||
負責組織公司招聘考核試題庫的建立 | … | … | … | … | … |
表:部門職能分解表2(根據責任崗位和輔助崗位分解部門職能)
部門職能 | 責任崗位 | 輔助崗位 |
根據公司整體戰略,提出組織機構設置和優化的建議,合理進行部門的定崗定編 | 人力資源主管 | 人力資源經理、總經理 |
負責制定公司人力資源規劃,各階段工作計劃 | 人力資源主管 | 人力資源經理、總經理 |
根據公司人力資源規劃,制定公司招聘計劃 | 招聘管理員 | 人力資源經理、人力資源主管、人事管理員 |
負責公司招聘渠道的建立與管理 | 招聘管理員 | 人力資源經理、人力資源主管 |
負責組織公司招聘人才信息的收集與人才信息庫的建立 | 招聘管理員 | 人力資源主管 |
負責員工的招聘、選拔、晉升、試用期的評估與管理 | 招聘管理員 | 人力資源經理、人力資源主管 |
負責組織公司招聘考核試題庫的建立 | … | … |
崗位任職資格確定與描述
任職資格是驅動員工產生優秀工作績效的各種顯性和隱性特徵的集合,它反映的是員工以不同方式所表現出來的知識、技能、素養等。
崗位任職資格一般包括:基本要求、知識、技能和素養四部分,其中基本要求是指某崗位對任職者的最低要求,包括專業、學歷、性別、年齡等;知識是指一個人在一個特定領域所擁有的各種信息的總和;技能是指結構化運用知識執行某項有形或無形工作的能力;素養是指員工行為對外部環境及各種信息所表現出來的一貫反應,素養可以預測個人長期在無人監管下的工作狀態。
學歷要求是指按照國家正規學歷教育的程度,堅持適合的原則,最好採用確定某一學歷或界定在某一個特定的範圍之內;
專業要求是指按照國家正規學歷教育結構設置的學科體系進行劃分,如人力資源專業、機械設計專業、英語專業等;
性別要求是指部分崗位的工作特點對性別需求可能有一定的傾向性,在這種情況下可以進行選擇;
年齡要求是指部分崗位的工作特點可能對年齡有一定的傾向性,在這種情況下可以進行選擇;
特殊要求是指如果該崗位需要有國家或行業規定的特殊從業資格的,需要在這裏註明,如電工證、駕駛證、會計證等;
工作經驗是指指在不同企業或不同崗位所有工作時間的總和,部分崗位的工作特點可能對工作經驗有一定的要求;
行業經驗是指在本行業所有工作時間的總和,部分崗位的工作特點可能對該行業的工作經驗有一定的要求;
崗位經驗是指在與公司相同或類似崗位所有工作時間的總和,部分崗位的工作特點可能對崗位經驗有一定的要求。
知識包括包括基本知識、專業知識。
技能包括管理技能、專業技能。
素養包括基本職業素養、特殊職業素養,其中特殊職業素養指該崗位的工作性質對任職者的職業素養的特殊要求。
比如:
表:A公司總經理祕書崗位的任職資格為:
基本要求 | 學歷 | 大專。 |
專業 | 文祕;企業管理;其他。 | |
性別 | 不限。 | |
經驗 | 工作經驗:2-3年;行業經驗:0-1年;崗位經驗:1-2年。 | |
資格證書 | 無要求。 | |
知識 | 基本知識 | 公司簡介3;核心價值理念3;公司流程1;規章制度1;公司產品知識1。 |
專業知識 | 管理專業知識:行政管理知識2;檔案管理知識2。 | |
能力 | 管理技能 | 組織協調能力2。 |
專業技能 | 書面表達能力4;口頭表達能力3;執行能力3;學習能力2;電腦應用能力2。 | |
素養 | 基本素養 | 責任心;紀律性;誠信;主動性;團隊精神;服務意識;保密意識。 |
特殊素養 | 全局意識;忠誠度。 |
表:A公司管理會計崗位的任職資格為:
基本要求 | 學歷 | 大專。 |
專業 | 財務管理;會計學;其他。 | |
性別 | 不限。 | |
經驗 | 工作經驗:3-5年;行業經驗:2-3年;崗位經驗:2-3年。 | |
資格證書 | 會計證。 | |
知識 | 基本知識 | 公司簡介3;公司核心價值觀3;公司產品3;公司流程1;公司制度1。 |
專業知識 | 財務專業知識:財務知識4;成本管理知識4;統計學知識3;投資知識1。 管理專業知識:法律知識2;檔案管理知識2。 運營專業知識:生產管理知識2;倉儲管理知識2;物流知識2。 | |
能力 | 管理技能 | 創新能力2。 |
專業技能 | 口頭溝通能力3;書面表達能力3;計劃能力3;執行能力3;分析判斷能力3;學習能力2;電腦應用能力2。 | |
素養 | 基本素養 | 責任心;誠信;紀律性;主動性;團隊精神;服務意識;保密意識。 |
特殊素養 | 全局意識;忠誠度。 |
崗位説明書的維護
通過崗位説明書的編寫,企業就可以將所有的職能都分解到相關崗位上去了,正所謂,“人人有事做”,但是崗位説明書是相對靜態的指導文件,但是其內涵卻是動態發展的,從崗位基本信息、崗位使命、崗位職責以及任職資格,都會隨着企業戰略、組織模式、市場環境和人力資源狀況變化而調整,如果調整不及時,崗位説明書對工作的指導意義則越來越不明顯,同時也就失去了崗位説明書本身的價值所在,所以説,崗位説明書的動態維護就顯得非常關鍵了,下表是國內某企業的崗位説明書維護權限表和崗位説明書維護記錄表,讀者可以參考執行。
表:崗位説明書維護權限表
維護項目 | 維護責任崗位 | 提出維護需求 | 審核 | 批准 |
修改—基本信息 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 | |
修改—使命與職責 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 | |
工作職責 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 | |
任職資格 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 | |
新增崗位説明書 | 部門負責人 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 |
崗位説明書的宣貫培訓 | 績效管理員 | 人力資源部長 | ||
全面提升性修改崗位説明書 | 績效管理員 | 人力資源部長 | 總經理 |
表:崗位説明書維護記錄表
申請部門 | 申請人 | |||
維護內容 | ||||
申請維護的理由説明 | ||||
修改前後比較 | ||||
變更前: | 變更後: | |||
修改後風險評估 | ||||
受影響的其它部門或崗位 | 對公司總體職能實現的影響評估 | |||
審核意見 | ||||
審批意見 | ||||
變更後需要知會的相關部門: |
- 文章版權屬於文章作者所有,轉載請註明 https://yhjlw.com/zh-hk/zhi/guizhang/6xdxl.html