学社联办公室资料管理制度

一、外部档案（以靠门段开始）

1、墙上：

宣传部：借用展板情况登记

相关部门：宣传部

部门职责：各部门相应的职责制度等

相关部门：学社联所有部门

社团注册表/签到表：学期初各协会注册/会长大会、会长论坛等会长的登记情况

相关部门：办公室

会议记录：学社联干部会议、各部门会议记录

相关部门：办公室、其他部门

备用夹（1个）：按不同时期各部门的需要经申请后可以使用

相关部门：学社联所有部门

2、文件架内：

活动申请表：左边放活动申请表，上层是未批的申请表，下层是已批的申请表；右边为未批活动的相应策划书

相关部门：办公室、监察部、公关策划部、财务部

活动策划书：已批活动的策划书

相关部门：办公室

活动总结：协会活动结束后相应活动的总结

相关部门：办公室、信息部

信息部：协会相关活动的稿件

相关部门：信息部

监察部评分表：监察部对于各协会活动的评分

相关部门：监察部

备用（2-3个）：按不同时期各部门的需要经申请后可以使用

相关部门：学社联所有部门

为加强学社联办公室的资料管理，方便查阅，特制定如下制度：

1、 文件夹须按上述顺序位置放好

2、 各类文件按类别及上述摆放要求放于指定文件夹中，不可混放

3、 办公室桌上散乱的文件、表格应及时放入相应文件夹中

4、 抽屉中文件须按类别叠放好

5、 及时更新文件夹，将陈旧文件放入相应的档案袋中，（按文件的有效期，一般为两周整理一次）

6、 其他部门要使用备用文件夹须向办公室人员提出申请，经同意后方可使用（联系人：）

二、柜内档案（顺序从上往下）

档案柜内资料管理制度

1、 各协会均设一个档案袋，并按性质分类

2、 档案柜内壁上张贴协会资料导向表，便于查阅

3、 档案袋中资料须按时间顺序依次放置

4、 档案袋上设置标记

5、 学社联内部资料仅供学社联内部人员当场查阅，不外借

6、 协会资料仅供学社联内部人员及协会内部人员当场查阅与复印，不外借

7、 向办公室借阅资料需详细记录在案，包括借用资料名称、借阅时间，借阅方单位、借阅人名称、联系方式，学社联经手人姓名及联系方式

8、 协会在非值班时间不得借阅资料

备注：若出现以下几种情况者：

1、私自使用备用文件夹而未申请

2、私自将资料外借

3、不同程度破坏资料

第一次口头批评并禁止使用办公室文件资料两周，第二次则禁止其再次使用办公室文件资料