機關幹部如何收集積累整理資料

　　機關幹部如何收集積累整理資料

搞好寫作資料的收集和整理對文字寫作有著十分重要而且非常直接的作用。古今中外，凡在寫作上有顯著成就者，都與大量收集積累寫作資料有關。如法國的科學幻想小說家凡爾納，生創作了100多部科幻小說。他死後，人們在他的書房裡發現了他親手整理的各種資料卡片25000多張。達爾文為寫《物種起源》這部鉅著，環球考察，收集了大量資料，奮鬥了20年才寫成。魯迅研究中國小說史，查閱了上千卷各種“經、史、子、集”等大量書籍資料，才使其小說史的著作內容翔實，考證精確，論證有力，令人誠服。機關中的寫作高手也都非常注意收集積累各種資料，寫起文章時信手拈來，用得非常得心應手。因此，作為機關幹部必須非常重視收集積累資料，並懂得如何收集整理。

一、資料的種類

資料的種類繁多。從機關工作、學習及寫作的需要出發，可注意收集以下幾方面的資料：

(一)涉及本職工作的有關黨、國家的政策、制度、規定、法律、條例等資料。

(二)涉及本單位、本部門工作的經驗、事蹟、事件、數字統計等資料。

(三)與本部門工作有關的上級檔案、領導講話及報紙雜誌上登載的資料。

(四)口常工作和生活中聽到、看到的對人的思想、行為有啟迪的語言、故事、資訊等。

(五)對文字寫作有參考、借鑑價值的精彩議論、生動事例、典型人物、歷史資料、名言警句、寫作訣竅等資料。

(六)其他自認為很有意思、很有價值，日後寫作可能用得著的資料。

二、收集的途徑

收集資料的途徑很多，常用的大體有以下幾種：

(一)從閱讀書籍和報紙雜誌中收集;

(二)從學習上級下發的檔案、轉發的材料中收集;

(三)從參加各種會議(如黨委工作會議、典型報告會、理論座談會、學習討論會等)中收集;

(四)從廣播、電視中收集;

(五)從平時的工作、生活、與人交往等工作，生活實踐中收集;

(六)從各種網路上收集。

三、收集積累的方法

(一)隨記法。隨身攜帶一個筆記本，把看到聽到或觸景生情想到的有收集價值的內容或觀點，隨時隨地記在筆記本上，積少成多之後再進行整理。

(二)剪貼法。準備一個專用的資料剪貼本，在閱讀自訂的報紙雜誌時，發現有收集價值的內容，及時剪貼在剪貼本上。

(三)卡片摘記法。在閱讀書籍和非自訂的報紙雜誌時，把有收集價值的內容摘記在專用資料卡片上。

(四)電腦下載法。把網上的有收集價值的資訊資料複製下來，或儲存在電腦中，或列印成文字資料，以備提取使用。

四、整理儲存

對已經收集的資料要及時整理好儲存起來，以備後用。

(一)閱讀篩選。經過一段時間的收集之後，對已收集到的資料進行重新閱讀和精心篩選。把那些確有使用價值和儲存價值的資料留存下來。把過時的、沒有儲存價值的淘汰掉。

(二)製作卡片。一是給每個資料加上題目，標明此資料的主題;二是註明資料的來源;二是對已有的卡片進行必要的補充和修改。

(三)科學分類。對資料的分類最好是按照自己查詢資料的習慣，或按照個人工作、學習、寫作的需要，自行設計邏輯序列，只要用時便於查詢即可。

(四)妥善儲存。要專門設定一個儲存資料的地方，不要和書籍、報紙雜誌以及其他雜物混放。要放置得一目瞭然、便於取放。要放置得寬鬆一些，不要擺得太高、擠得太緊。要放在通風、衛生、乾燥處，防止潮溼、蟲咬。

(五)耐心整理。對於電腦上儲存的文字材料，可以用兩種方式來分類，一個是按照部門或專業分，對於“一把手”的材料，也可以按照其姓名分;另一種方法是按照材料類別分類。比如黨委全會講話、述職報告、工作總結等。

五、收集資料應注意的問題

(一)要及時收集。見到認為有價值的資料就馬上記錄下來，不要拖。如果當時確因某種情況不能馬上記錄，過後也要抓緊補記。

(二)要持之以恆。收集積累資料是一個點點滴滴、長期積累的過程。堅持數年，必有好處。堅持的時間越長，資料積累得越豐富，對提高自己的工作、學習、生活的質量和寫作的水平影響就越大。

(三)要全面系統。收集資料不能搞實用主義，即用什麼收集什麼，甚至現用現收集。要系統全面，從長計議。對古今中外、政治、經濟、文化、科學等方力面面的資料都要收集。收集的資料越全面越系統，應用範圍就越廣，使用價值就越大，個人受益就越豐厚。

(四)要準確無誤。收集資料時要認真仔細，書寫清晰，內容語句不能有差錯。要把資料的出處記清楚，以便對照原件時有案可查。

(五)要寧缺毋濫。現在堆積在網上的素材可謂是汗牛充棟，不少材料人在蒐集素材時，也是求數量而忽略質量，導致素材參差不齊，可利用價值和參考性不高。

(六)要經常翻看。材料庫建立之後，我們要做的就是輸入大腦。說白了，就是要多翻多看。個人提倡好的材料要打印出來，沒事的時候，多翻翻，多看看。倘若束之高閣，就失去了資料的作用。翻得多了，到用時，就可以迅速定位在那裡，可以節約一定的時間。